מגיוס טלפוני לתהליך דיגיטלי: כך בניתי תהליך גיוס יעיל לפרויקט זמני

איך שינוי שיטת העבודה אפשר לארגון גדול לגייס יותר מ־100 עובדים, לתכנן את עבודת המגייסות ולחסוך בעלויות.

ארגון גדול נדרש לגייס יותר מ־100 עובדים לפרויקט זמני. התפקידים לא דרשו ניסיון קודם, והארגון הציע למועמדים הכשרה על חשבונו.

כחלק מתהליך המיון, המועמדים היו צריכים לעבור ראיון שבו נבחנו, בין היתר, כישורי התקשורת שלהם והתאמתם לתפקיד.

הלקוחה פנתה אליי כדי להקים מערך גיוס לפרויקט. התוכנית הראשונית הייתה לפרסם מודעות ברשתות החברתיות, להפנות את המתעניינים למספר טלפון, ולבצע מיון ראשוני וראיונות באמצעות מגייסות.

על פניו, זה נשמע כמו תהליך גיוס מוכר ופשוט יחסית. אבל כשבוחנים אותו בהיקף של יותר מ־100 עובדים, מתגלה אתגר תפעולי משמעותי: אי אפשר לדעת מראש מתי יגיעו הפניות בעקבות הקמפיין, כמה מועמדים יתקשרו בכל שעה וכמה זמן תימשך כל שיחה.

כדי לתת מענה לפניות, היה צריך להעמיד מגייסות זמינות גם בשעות שבהן לא ברור כמה עבודה תגיע. בשעות אחרות, ריבוי פניות עלול היה ליצור עומס. חוסר הוודאות הקשה על תכנון כוח האדם ועל היכולת להתאים את היקף הפעילות לביקוש בפועל.

הבנתי שהאתגר אינו רק לגייס את מספר העובדים הנדרש, אלא לבנות תהליך שיאפשר לנהל את הגיוס בצורה יעילה וצפויה יותר.

במקום להקים מוקד טלפוני ולהיערך לשיחות נכנסות, הצעתי לשנות את מסלול המועמד כבר מהשלב הראשון: להפנות את המתעניינים מהקמפיין ל־WhatsApp, לבצע סינון ראשוני באמצעות בוט, ורק לאחר מכן לאפשר למועמדים המתאימים לתאם ראיון.

לצורך כך בניתי בוט בפלטפורמה ייעודית שהייתה זמינה באותה תקופה. הבוט לא השתמש בבינה מלאכותית, אלא פעל לפי תסריט וכללים מוגדרים מראש.

הלקוחה הגדירה את תנאי הסף, ואני יישמתי אותם בתהליך. בין היתר, נבדקו גיל המועמדים, 18 ומעלה, והזמינות שלהם בתאריכים הרלוונטיים לפרויקט.

השינוי הזה יצר נקודת סינון עוד לפני שהמועמד הגיע למגייסת.

מי שלא עמד בתנאים לא התקדם לשלב הבא, ומי שנמצא מתאים קיבל קישור לתיאום ראיון של עד 30 דקות.

כעת אפשר היה לתכנן את עבודת המגייסות אחרת. במקום להחזיק צוות זמין לשיחות שמגיעות ללא התראה, הוגדרו חלונות זמן לראיונות, והיקף הפעילות יכול היה להיקבע בהתאם לפגישות שתואמו בפועל.

המגייסות קיימו את הראיונות, שתועדו בווידאו, ובחנו גם את כישורי התקשורת ואת ההתאמה לתפקיד. המועמדים המתאימים המשיכו לשלב הסדנה, כחלק מתהליך המיון לקראת ההעסקה. ההכשרה המקצועית ניתנה על חשבון הארגון.

את התהליך ואת המערכות הנדרשות להפעלתו הקמתי בתוך כחודש, כולל בניית הבוט, יישום תנאי הסינון והקמת מנגנון תיאום הראיונות.

התוצאה הייתה עמידה ביעד הגיוס של יותר מ־100 עובדים.

לאחר הפרויקט בחנתי גם את המשמעות של הבחירה במודל הדיגיטלי לעומת התכנון המקורי.

כ־30% מהפונים לא עמדו בתנאי הסף ונשרו עוד לפני הפגישה. כלומר, חלק ניכר מהפניות היה מחייב בדיקה ומיון, אף שהמועמדים לא היו יכולים להתקדם בתהליך.

להערכתי, הפעלת התהליך במתכונת הטלפונית המקורית הייתה מחייבת לפחות הכפלה של כוח האדם לצורך המיון. השינוי בשיטת העבודה חסך ללקוחה עלויות השקולות להעסקת חמישה עובדים למשך חודש.

הלקוחה הייתה מרוצה מהתהליך ומהתוצאות.

המקרה הזה ממחיש את החשיבות של בחינת תהליך העבודה כולו לפני שמחליטים כמה כוח אדם או איזו טכנולוגיה נדרשים. לא הסתפקתי באוטומציה של משימה קיימת, אלא שיניתי את מסלול הגיוס כך שהסינון, תיאום הראיונות ועבודת המגייסות יתמכו זה בזה.

לפעמים, הדרך היעילה יותר להשיג יעד עסקי אינה להוסיף משאבים, אלא לתכנן את התהליך כך שהמשאבים יופנו לעבודה הנכונה.